אני שולח העתק של חשבונית ממוחשבת והלקוח מקבל אותה בתור מקור

נכון, כספית שולחת העתקים של חשבוניות ממוחשבות בתור מקור.

הסיבה היא פשוטה: כאשר מדובר במסמכים ממוחשבים אין משמעות להעתק ולמקור. הרי אם לוקחים את ה-PDF ומבצעים העתק-הדבק מקבלים מייד העתק של המסמך ובשני ההעתקים כתוב "מקור".

כספית משתדלת לעמוד בכל הדרישות של רשות המיסים. אחת הדרישות היא להשתמש תמיד בקובץ המקורי שנוצר בעת יצירת ה-PDF בפעם הראשונה שהוא נשלח במייל. ה-PDF הזה נשמר על השרת של כספית. כאשר אתה מבצע משלוח של העתק של חשבונית ממוחשבת, כספית מזהה שה-PDF כבר קיים, אינה יוצרת PDF חדש, אלא שולחת ללקוח COPY  של הקובץ המקורי (שבו רשום "מקור"). כך נמנעים מיצירת העתקים לא תקינים של החשבונית, העתקים שבהם יש הבדלים במועד היצירה, בחתימה הדיגיטלית, בגודל ובמבנה הקובץ וכו'.

ומה לגבי חשבונית מבוטלת?

במקרה שביטלת את החשבונית, כספית תמחק את הקובץ המקורי (ה-PDF שבו היה כתוב מקור) ותיצור קובץ PDF חדש שבו יהיה כתוב "מבוטל". היא תשלח ללקוח את הקובץ החדש.